POLITICA DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO.

 
1. INFORMACIÓN GENERAL
 
LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. NIT. 811.013.958-9 y domicilio principal en la ciudad de Bogotá, es un establecimiento comprometido con la protección de los Datos Personales a los que tiene acceso en el desarrollo de sus actividades. LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO., dentro del desarrollo de su objeto social, recibe, transmite y realiza el tratamiento de los Datos Personales de sus clientes, proveedores, empleados, y demás terceros con los que tiene, ha tenido o está construyendo una relación comercial y/o laboral, de acuerdo con sus estatutos, su objeto social y la ley.
 
2. OBJETIVO
 
En este documento LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. Presenta las prácticas y políticas para el tratamiento de su información personal, así como el procedimiento para la atención de sus quejas y/o reclamos, con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales.
 
3. DEFINICIONES
 
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
 
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable de la información, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
 
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
 
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
 
e) Dato personal Público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria
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la autorización del titular de la información. (Ej. Dirección, teléfono, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil de las personas, entre otros.)
 
f) Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
 
g) Dato personal privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad).
 
h) Dato personal Sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, relativos a la salud, entre otros.).
 
i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
 
j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
 
k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
 
l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
 
m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable de la información y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envían la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
 
n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
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4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LAS BASES DE DATOS Y FINALIDAD
 
Los datos personales registrados en la base de datos serán tratados de manera leal, lícita, segura y confiable, teniendo en cuenta las siguientes finalidades:
 
4.1. Principios para el tratamiento de los datos:
 
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
 
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
 
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
 
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
 
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
 
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas que autorice la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
 
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
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h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
 
4.2. EN RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES: Los datos personales de los proveedores de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. Se sujetan a tratamiento con el objetivo de efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa pre contractual, contractual y pos contractual con respecto de la relación comercial con el proveedor.
 
4.3. EN RELACIÓN CON LOS CLIENTES: Los datos personales de los clientes que administra LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO., son datos que se sujetan a tratamiento con el objetivo de proporcionarle productos o servicios, facturarle productos o servicios que haya solicitado, comercializar productos y servicios que consideramos que puedan ser de su interés.
 
4.4. EN RELACIÓN CON LOS EMPLEADOS: Los datos personales de los empleados de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. Se sujetan a tratamiento con el objetivo de efectuar todas las actividades tendientes a un adecuado desarrollo de la etapa pre contractual, contractual y pos contractual, respecto de la relación laboral con el colaborador.
 
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
 
De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
 
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. Este derecho podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
 
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, tal como lo indica el artículo 10 de la ley 1581 del 2012.
 
c) Ser informado por LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
 
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
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e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
 
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
 
6. ÁREA ENCARGADA DE ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
 
LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. Ha dispuesto que las reclamaciones acerca de consultas personales, solicitudes de autorización de la información, las solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos serán atendidas por el área encargada de protección de datos y a su vez esta redirigirá las solicitudes a quien corresponda
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Los datos de contacto del área de Atención de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. Son:
 
Dirección: Avenida Carrera 19 No. 95 – 55 Oficina 308 Bogotá
Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Línea de atención al Cliente, Proveedores o Empleados: PBX (1) 2180335, CEL. 3138725248
 
7. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
 
7.1. Quejas y Reclamos: Considerando que los titulares de la información les asiste el derecho de hacer reclamaciones acerca de su información personal que reposa en las bases de datos de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO., para ello se ha diseñado e implementado el procedimiento que a continuación se describe en dos frentes tales como el de reclamaciones acerca de consultas personales, solicitudes de autorización de la información y uso de los datos y como segundo frente el de atención a solicitud de corrección, autorización o supresión de datos.
 
7.2. Atención de solicitud: El titular puede realizar la consulta por los distintos medios idóneos válidos para tal fin (llamada al PBX, Celular o Correo Electrónico) o Presencial en nuestra sede de atención ubicada en la Avenida Carrera 19 No. 95 – 55 Oficina 308 Bogotá, entre las 8:00 a.m. y 4:00 p.m. de lunes a viernes.
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7.3. Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas deben incluir como mínimo los siguientes datos:
Nombre completo, Dirección, Teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía, objeto de la queja y pretensiones.
 
7.4. Proceso de la solicitud: Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información tendrán una respuesta en un lapso inferior a 15 días hábiles contados desde el momento de la recepción de la reclamación.
 
7.5. Quejas y Reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
 
8. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO:
 
La presente Política se encuentra vigente desde el 14 de Febrero de 2017.
 
9. VIGENCIA DE LOS DATOS PERSONALES
 
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las Bases de Datos de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. Durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento, para las cuales fueron recolectados.
 
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
 
LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO. Ha desarrollado procedimientos y controles que aseguran el cumplimiento de los requerimientos exigidos en el capítulo Décimo Segundo del Título Primero de la Circular Básica Jurídica, en materia de requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones, así como de las mejores prácticas.
 
11. MODIFICACIONES
 
Este documento podrá ser modificado por parte de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO.
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De conformidad con el Decreto 1377 de 2013, cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento se comunicará oportunamente a los Titulares de los Datos Personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.
 
 
GINA CAROLINA CASTRO BARIZÓN
REPRESENTANTE LEGAL
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA - ACFO.